Quản lý khách mời và RSVP: từ danh sách sơ bộ đến số người chốt với nhà hàng

Lập danh sách theo bên và theo gia đình

Bắt đầu với ba nhóm: nhà trai, nhà gái và bạn chung. Gom những người đi cùng nhau thành một gia đình — sau này một người có thể trả lời cho cả nhà.

Quyết định ai được đi cùng

Ghi rõ khách nào được mời kèm người đi cùng. Số chỗ ngồi và suất ăn sẽ tính theo số người thật, không theo số thiệp.

Gửi lời mời riêng và đặt hạn trả lời

• Mỗi khách nhận một đường dẫn riêng; không đăng đường dẫn này lên mạng xã hội.
• Đặt hạn trả lời trước ngày chốt số bàn với nhà hàng.
• Thêm câu hỏi cần thiết như món chay, xe đưa đón — đừng hỏi quá nhiều.

Khi khách trả lời qua điện thoại

Người lớn trong gia đình thường trả lời trực tiếp. Hãy cập nhật phản hồi ngay vào danh sách để số liệu luôn đúng.

Chốt số người

• Nhắc những khách còn chờ phản hồi vài ngày trước hạn.
• Cộng số người tham dự (gồm người đi cùng) và một phần dự phòng theo kinh nghiệm của gia đình.
• Chốt với nhà hàng rồi xếp chỗ ngồi.

Nhắc khách một cách nhẹ nhàng

Một lời nhắc ngắn, lịch sự thường hiệu quả hơn nhiều lời nhắc dồn dập. Ví dụ: “Chúng mình đang chốt số khách với nhà hàng, bạn cho chúng mình biết bạn có tham dự được không nhé?”. Với người lớn tuổi, hãy nhờ người thân gọi điện rồi cập nhật câu trả lời vào danh sách.

Giữ thông tin của khách riêng tư

• Chỉ những người cùng chuẩn bị đám cưới mới xem được danh sách khách.
• Không chia sẻ ảnh chụp màn hình danh sách khách lên nhóm chat đông người.
• Khi một đường dẫn bị lộ, tạo đường dẫn mới cho khách đó thay vì tiếp tục dùng đường dẫn cũ.